¿Cuánto tiempo debe una empresa conservar sus documentos en Colombia?

La regla general es de diez años. Según el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, los libros y papeles del comerciante deben conservarse durante diez años, contados desde la fecha del último asiento, documento o comprobante. Pero no todos los documentos siguen ese plazo: los soportes tributarios, la información con datos personales y los archivos de las entidades públicas tienen reglas propias.

La regla general: diez años para los libros y papeles del comerciante

El artículo 28 de la Ley 962 de 2005 cubre los libros de contabilidad y los documentos que los soportan: facturas, comprobantes, contratos y la correspondencia relacionada con los negocios de la empresa. La misma norma permite conservarlos en papel o en un medio técnico, magnético o electrónico, a elección del comerciante, siempre que garantice su reproducción exacta.

Eso convierte la digitalización en una alternativa válida para reducir el archivo en papel, con una condición: el proceso debe asegurar que la versión digital es fiel al original, que no se puede alterar y que se puede consultar en cualquier momento.

Soportes tributarios: el plazo depende de la firmeza de la declaración

Para efectos fiscales, el artículo 46 de la Ley 962 de 2005, modificado por la Ley 1819 de 2016, establece que las informaciones y pruebas a las que se refiere el artículo 632 del Estatuto Tributario se conservan durante el mismo término de la firmeza de la declaración tributaria correspondiente, y en el domicilio principal del contribuyente.

El término de firmeza no es igual para todas las declaraciones: cambia según el impuesto y la situación del contribuyente, por ejemplo si la declaración arroja pérdidas fiscales. Por eso, antes de eliminar cualquier soporte contable o tributario, confirma el plazo con tu contador o revisor fiscal. Muchas empresas simplifican y aplican como regla interna los diez años del artículo 28 a todo su archivo contable.

Documentos con datos personales: solo el tiempo necesario

La Ley 1581 de 2012 de protección de datos personales funciona en sentido contrario: en lugar de fijar un mínimo, exige no guardar los datos más de lo necesario. El artículo 11 del Decreto 1377 de 2013, hoy compilado en el Decreto 1074 de 2015, establece que los responsables solo pueden recolectar, almacenar, usar o circular datos personales durante el tiempo razonable y necesario según las finalidades que justificaron su tratamiento.

Mientras esa información esté en tu poder, el principio de seguridad de la misma ley obliga a protegerla con medidas técnicas, humanas y administrativas que eviten su adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado. Hojas de vida de candidatos no seleccionados, bases de datos de clientes inactivos o formularios de eventos son ejemplos de información que no debería guardarse indefinidamente.

Entidades públicas y tablas de retención documental

Las entidades públicas y los particulares que cumplen funciones públicas gestionan sus archivos según la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y la normativa del Archivo General de la Nación. En su caso, el plazo de conservación de cada serie documental se define en sus tablas de retención documental (TRD). Aunque una empresa privada no siempre está obligada a tenerlas, adoptar una TRD propia es la forma más ordenada de saber qué conservar, durante cuánto tiempo y qué hacer al final.

Resumen de plazos

• Libros de contabilidad y papeles del comerciante (facturas, comprobantes, contratos): diez años desde el último asiento, documento o comprobante (Ley 962 de 2005, artículo 28).
• Soportes tributarios: como mínimo, el término de firmeza de la declaración correspondiente (Ley 962 de 2005, artículo 46, y Estatuto Tributario, artículo 632).
• Datos personales: solo el tiempo razonable y necesario para la finalidad que se informó al titular (Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013).
• Entidades públicas y particulares con funciones públicas: los plazos de sus tablas de retención documental (Ley 594 de 2000).

Cómo organizar la conservación en tu empresa

• Haz un inventario del archivo: qué series documentales tienes, de qué años son y dónde están.
• Asigna a cada serie su plazo de conservación y la fecha desde la que se cuenta.
• Decide el soporte: papel en custodia externa, digital o ambos.
• Programa revisiones periódicas para identificar lo que ya cumplió su plazo.
• Elimina lo vencido con un proceso de destrucción segura que deje constancia escrita.

Mientras tanto, ¿dónde guardar diez años de archivo?

Conservar documentos durante una década ocupa espacio y exige condiciones adecuadas: control de humedad, protección contra incendios, acceso restringido y un inventario para encontrar cada caja cuando se necesita. La custodia externa resuelve esas tres cosas y libera espacio de oficina sin perder acceso a la información.

¿Qué hacer cuando un documento cumple su plazo?

Cumplido el plazo, y verificado que no aplica una norma especial ni hay un proceso judicial o una auditoría en curso que lo involucre, el documento puede eliminarse. Hazlo con un método que impida reconstruirlo —tirarlo a la basura no basta— y con un certificado que deje constancia de qué se destruyó, cuándo y cómo. Ese soporte protege a la empresa ante auditorías y frente a sus obligaciones de protección de datos.