Custodia documental para empresas: archivo físico seguro
Almacenamiento certificado y consulta ágil de tu documentación.
Resguardamos tu documentación física en bodegas controladas, con condiciones de conservación adecuadas y protocolos de acceso definidos. Liberas espacio en tu oficina y mantienes tu información protegida y disponible cuando la necesites.
24/7
Vigilancia de bodega
100%
Cajas referenciadas
-100%
Espacio recuperado en oficina
Problemas que resolvemos
Si alguno te suena familiar, este servicio existe para eliminarlo.
Archivos ocupando espacio valioso y costoso en tu oficina.
Deterioro de documentos por condiciones inadecuadas de almacenamiento.
Acceso lento o incierto a expedientes históricos.
Falta de control sobre quién consulta o retira documentación.
Lo que obtienes con In Office
Resguardamos tu documentación física en bodegas controladas, con condiciones de conservación adecuadas y protocolos de acceso definidos. Liberas espacio en tu oficina y mantienes tu información protegida y disponible cuando la necesites. Un equipo especializado acompaña la entrega de principio a fin, con resultados medibles desde las primeras semanas — la diferencia frente a resolverlo de forma interna o improvisada.
Almacenamiento seguro
Bodegas con control de acceso, condiciones de conservación y vigilancia permanente.
Conservación documental
Protegemos tus documentos del deterioro físico y ambiental a largo plazo.
Consulta ágil
Solicita y recibe tus documentos de forma rápida, física o digital, cuando los requieras.
Reducción de espacio
Libera metros cuadrados de oficina y conviértelos en espacio productivo.
Control de archivo
Cada consulta, préstamo y devolución queda registrada y trazada.
Continuidad
Tu información histórica permanece íntegra y disponible ante cualquier eventualidad.
Cómo trabajamos
Desliza para recorrer el proceso
- 01
Recolección
Retiramos tu archivo de forma segura y con registro de cada unidad.
- 02
Inventario y rotulado
Clasificamos, rotulamos y referenciamos cada caja para su ubicación exacta.
- 03
Custodia controlada
Almacenamos en bodega con condiciones de conservación y acceso restringido.
- 04
Consulta y devolución
Atendemos solicitudes de consulta física o digital con trazabilidad completa.
Qué incluye tu servicio con In Office
Actividades, entregables y acompañamiento definidos desde el inicio — sin sorpresas ni alcance ambiguo.
Recolección segura del archivo con registro de cada unidad.
Inventario, rotulado y referenciación de cada caja custodiada.
Almacenamiento en bodega con condiciones de conservación controladas.
Protocolos de acceso y control de quién consulta o retira documentación.
Servicio de consulta y devolución física o digital.
Capacidad adaptable al volumen de archivo de tu empresa.
Para qué tipo de empresa aplica
Si tu empresa se identifica con alguno, es momento de hablar.
Empresas con archivo histórico voluminoso
Áreas legales con expedientes de largo plazo
Contabilidad y soportes fiscales
Talento humano y hojas de vida
Empresas que buscan liberar espacio de oficina
Organizaciones reguladas con obligación de retención
Hacerlo por tu cuenta vs. hacerlo con In Office
Archivo ocupando espacio costoso en oficina.
Espacio recuperado y archivo custodiado externamente.
Documentos expuestos a deterioro y condiciones inadecuadas.
Conservación en bodega con condiciones controladas.
Acceso incierto a expedientes históricos.
Consulta ágil, física o digital, cuando la necesites.
Sin control de quién retira o consulta archivo.
Cada préstamo y devolución queda registrado y trazado.
Tu información, manejada con protocolos de nivel empresarial
Confidencialidad, trazabilidad y control de acceso en cada etapa del servicio, con personal capacitado y respaldo tecnológico verificable.
Protección de información crítica
Resguardamos los activos documentales más sensibles de tu empresa con protocolos físicos y digitales de nivel empresarial.
Reducción de riesgos operativos
Minimizamos la exposición a pérdida, fuga o deterioro de información mediante procesos controlados y auditables.
Acceso ágil y seguro
Encuentra y recupera cualquier documento en minutos, con permisos de acceso definidos según tu estructura organizacional.
Cumplimiento y trazabilidad
Cada movimiento queda registrado, facilitando auditorías y el cumplimiento de normativas de gestión documental.
Seguridad física y digital
Combinamos custodia en bóvedas controladas con ciberseguridad activa para una protección integral de la información.
Acompañamiento especializado
Un equipo experto te guía en cada etapa, desde el diagnóstico inicial hasta la operación continua de tus procesos.
Empresas de distintos sectores ya confían en In Office
Protegemos la información de empresas en sectores
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Disponibilidad de respaldo y backup
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Ver todosResolvemos tus dudas antes de empezar
¿Qué es la custodia documental?
La custodia documental es el servicio de guardar el archivo físico de una empresa en instalaciones externas especializadas, con control de acceso, inventario y condiciones adecuadas de conservación, para que los documentos se mantengan en buen estado y se puedan consultar cuando se necesiten. Es útil, por ejemplo, para los libros y papeles del comerciante, que en Colombia deben conservarse durante diez años (artículo 28 de la Ley 962 de 2005).
¿Cómo inicia el proceso de custodia?
Coordinamos una recolección inicial, inventariamos cada caja y la trasladamos a bodega bajo cadena de custodia controlada.
¿Cuánto tarda la recolección y puesta en custodia?
La recolección puede coordinarse en días; el inventario y rotulado completo depende del volumen entregado.
¿Qué información necesitan para iniciar?
El volumen aproximado de cajas o archivadores y el tipo de documentación a custodiar.
¿La bodega es segura?
Sí, contamos con control de acceso, condiciones de conservación y vigilancia permanente sobre las instalaciones.
¿Puedo solicitar solo parte de mi archivo en custodia?
Sí, el servicio se adapta al volumen y tipo de documentación que definas.
¿Entregan reportes de lo custodiado?
Sí, recibes un inventario detallado y referenciado de cada caja bajo custodia.
¿Cómo solicito una cotización?
Escríbenos por WhatsApp o el formulario de contacto indicando el volumen aproximado de tu archivo.
Protege y ordena la información de tu empresa
Sin compromiso ni letra pequeña: cuéntanos tu caso y un especialista de In Office diseñará una solución a la medida de tu operación.