Firma electrónica para empresas con validez legal en Colombia
Aprueba y firma en minutos, con trazabilidad y respaldo jurídico.
Implementamos firma electrónica para que tus procesos de aprobación dejen de depender del papel y los desplazamientos. Firma documentos con validez legal, trazabilidad completa y en una fracción del tiempo habitual.
-80%
Tiempo de aprobación
100%
Firmas trazables
0
Papel en el proceso
Problemas que resolvemos
Si alguno te suena familiar, este servicio existe para eliminarlo.
Aprobaciones que se demoran días esperando firmas físicas.
Documentos que se pierden o se firman sin control de versión.
Costos y demoras por impresión, mensajería y desplazamientos.
Dificultad para demostrar quién firmó, qué y cuándo.
Lo que obtienes con In Office
Implementamos firma electrónica para que tus procesos de aprobación dejen de depender del papel y los desplazamientos. Firma documentos con validez legal, trazabilidad completa y en una fracción del tiempo habitual. Un equipo especializado acompaña la entrega de principio a fin, con resultados medibles desde las primeras semanas — la diferencia frente a resolverlo de forma interna o improvisada.
Agilidad
Firma y aprueba documentos en minutos, desde cualquier lugar.
Validez legal
Firmas electrónicas con respaldo jurídico y verificable.
Trazabilidad
Registro completo de firmantes, tiempos y estado de cada documento.
Reducción de tiempos
Elimina esperas por desplazamientos y correspondencia física.
Seguridad
Documentos protegidos e inalterables una vez firmados.
Sin papel
Menos impresión y almacenamiento; procesos 100% digitales.
Cómo trabajamos
Desliza para recorrer el proceso
- 01
Configuración
Definimos flujos de firma y roles según tu proceso de aprobación.
- 02
Envío
Los documentos se envían a los firmantes en el orden correcto.
- 03
Firma
Cada firmante valida y firma de forma segura desde su dispositivo.
- 04
Custodia
El documento firmado queda respaldado con su evidencia de trazabilidad.
Qué incluye tu servicio con In Office
Actividades, entregables y acompañamiento definidos desde el inicio — sin sorpresas ni alcance ambiguo.
Configuración de flujos de firma según tu proceso de aprobación.
Firma electrónica con validez legal y respaldo jurídico.
Trazabilidad completa de firmantes, tiempos y estados.
Notificaciones automáticas a cada firmante en el orden definido.
Custodia del documento firmado con evidencia de trazabilidad.
Adaptable a distintos tipos de documentos y áreas de tu empresa.
Para qué tipo de empresa aplica
Si tu empresa se identifica con alguno, es momento de hablar.
Áreas legales y de contratación
Talento humano para contratos y políticas internas
Compras y aprobación de proveedores
Gerencias con procesos de aprobación frecuentes
Empresas con equipos remotos o distribuidos
Organizaciones que buscan eliminar el papel
Hacerlo por tu cuenta vs. hacerlo con In Office
Aprobaciones que toman días por firma física.
Documentos firmados en minutos, desde cualquier lugar.
Documentos que se pierden o firman sin control de versión.
Trazabilidad completa de cada firma y su estado.
Costos de impresión, mensajería y desplazamientos.
Procesos 100% digitales, sin papel ni traslados.
Difícil demostrar quién firmó, qué y cuándo.
Evidencia verificable de cada firmante y momento.
Tu información, manejada con protocolos de nivel empresarial
Confidencialidad, trazabilidad y control de acceso en cada etapa del servicio, con personal capacitado y respaldo tecnológico verificable.
Protección de información crítica
Resguardamos los activos documentales más sensibles de tu empresa con protocolos físicos y digitales de nivel empresarial.
Reducción de riesgos operativos
Minimizamos la exposición a pérdida, fuga o deterioro de información mediante procesos controlados y auditables.
Acceso ágil y seguro
Encuentra y recupera cualquier documento en minutos, con permisos de acceso definidos según tu estructura organizacional.
Cumplimiento y trazabilidad
Cada movimiento queda registrado, facilitando auditorías y el cumplimiento de normativas de gestión documental.
Seguridad física y digital
Combinamos custodia en bóvedas controladas con ciberseguridad activa para una protección integral de la información.
Acompañamiento especializado
Un equipo experto te guía en cada etapa, desde el diagnóstico inicial hasta la operación continua de tus procesos.
Empresas de distintos sectores ya confían en In Office
Protegemos la información de empresas en sectores
Años de experiencia en gestión de información
Documentos custodiados y protegidos
Empresas que confían su información
Disponibilidad de respaldo y backup
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Ver todosResolvemos tus dudas antes de empezar
¿Qué diferencia hay entre firma electrónica y firma digital?
La firma electrónica es cualquier método que identifica a una persona frente a un documento digital y que es confiable y apropiado para su propósito. La firma digital es un tipo de firma electrónica que además usa un certificado emitido por una entidad de certificación acreditada ante el ONAC. Ambas tienen validez legal en Colombia según la Ley 527 de 1999.
¿Cómo inicia el proceso de firma electrónica?
Configuramos los flujos de firma y roles según tu proceso de aprobación actual.
¿Cuánto tarda implementar el servicio?
La configuración inicial puede estar lista en pocos días, dependiendo de la complejidad de tus flujos.
¿Qué información necesitan para iniciar?
El tipo de documentos a firmar y los roles o firmantes involucrados en cada flujo.
¿La firma electrónica es segura y válida legalmente?
Sí. La Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012 (hoy compilado en el Decreto 1074 de 2015) le dan a la firma electrónica los mismos efectos que a la firma manuscrita, siempre que sea confiable y apropiada para el propósito del documento. Además, cada documento firmado queda protegido contra cambios posteriores y con evidencia de quién firmó y cuándo.
¿Se puede adaptar a distintos tipos de documentos?
Sí, se configura para contratos, políticas, aprobaciones internas y otros documentos según tu operación.
¿Entregan evidencia o reportes de las firmas?
Sí, cada documento cuenta con registro completo de firmantes, tiempos y estado del proceso.
¿Cómo solicito una cotización?
Escríbenos por WhatsApp o el formulario de contacto contándonos tu proceso de aprobación actual.
Protege y ordena la información de tu empresa
Sin compromiso ni letra pequeña: cuéntanos tu caso y un especialista de In Office diseñará una solución a la medida de tu operación.