Gestión documental para empresas: orden, control y trazabilidad
La empresa de gestión documental que organiza y protege tu archivo.
Levantamos, organizamos y clasificamos el archivo de tu empresa con criterios normalizados y trazabilidad completa. Sabrás qué documentos tienes, dónde están y quién los consulta, sin depender de la memoria de una sola persona.
100%
Documentos trazables
-70%
Tiempo de búsqueda
15+
Años de experiencia
Problemas que resolvemos
Si alguno te suena familiar, este servicio existe para eliminarlo.
Documentos dispersos y sin un criterio de clasificación uniforme.
Nadie sabe con certeza qué se tiene ni dónde está archivado.
Búsquedas que toman horas y frenan la operación diaria.
Riesgo de pérdida o duplicidad por falta de control.
Lo que obtienes con In Office
Levantamos, organizamos y clasificamos el archivo de tu empresa con criterios normalizados y trazabilidad completa. Sabrás qué documentos tienes, dónde están y quién los consulta, sin depender de la memoria de una sola persona. Un equipo especializado acompaña la entrega de principio a fin, con resultados medibles desde las primeras semanas — la diferencia frente a resolverlo de forma interna o improvisada.
Clasificación normalizada
Aplicamos tablas de retención y criterios homogéneos a todo tu acervo documental.
Trazabilidad completa
Cada documento queda inventariado, ubicable y con registro de consulta y movimiento.
Acceso ágil
Recupera cualquier expediente en minutos gracias a un inventario estructurado.
Apoyo experto continuo
Un equipo especializado acompaña la operación documental de tu empresa.
Cumplimiento
Organización alineada a normativas de gestión documental y lista para auditoría.
Eficiencia operativa
Menos tiempo buscando documentos, más tiempo para lo que genera valor.
Cómo trabajamos
Desliza para recorrer el proceso
- 01
Diagnóstico
Evaluamos el estado actual de tu archivo y definimos los criterios de organización.
- 02
Levantamiento e inventario
Identificamos, clasificamos y registramos cada unidad documental.
- 03
Normalización
Aplicamos tablas de retención y una estructura homogénea y auditable.
- 04
Operación y soporte
Mantenemos el inventario actualizado con acompañamiento continuo.
Qué incluye tu servicio con In Office
Actividades, entregables y acompañamiento definidos desde el inicio — sin sorpresas ni alcance ambiguo.
Levantamiento completo del archivo físico y/o digital existente.
Clasificación documental según tablas de retención normalizadas.
Inventario detallado, ubicable y con codificación única por unidad.
Acompañamiento de un equipo especializado durante todo el proceso.
Reportes de avance y estado del inventario.
Alcance adaptable al volumen y estructura de tu empresa.
Para qué tipo de empresa aplica
Si tu empresa se identifica con alguno, es momento de hablar.
Empresas con alto volumen documental
Áreas administrativas y financieras
Departamentos legales y de cumplimiento
Talento humano y gestión de hojas de vida
Organizaciones en proceso de auditoría
Empresas sin un criterio de archivo definido
Hacerlo por tu cuenta vs. hacerlo con In Office
Archivo disperso, sin criterio ni control centralizado.
Inventario único, clasificado y con trazabilidad total.
Búsquedas manuales que toman horas.
Ubicación de cualquier documento en minutos.
Dependencia de la memoria de una sola persona.
Proceso documentado, replicable y auditable.
Riesgo de pérdida o duplicidad de información.
Control total sobre qué existe y dónde está.
Tu información, manejada con protocolos de nivel empresarial
Confidencialidad, trazabilidad y control de acceso en cada etapa del servicio, con personal capacitado y respaldo tecnológico verificable.
Protección de información crítica
Resguardamos los activos documentales más sensibles de tu empresa con protocolos físicos y digitales de nivel empresarial.
Reducción de riesgos operativos
Minimizamos la exposición a pérdida, fuga o deterioro de información mediante procesos controlados y auditables.
Acceso ágil y seguro
Encuentra y recupera cualquier documento en minutos, con permisos de acceso definidos según tu estructura organizacional.
Cumplimiento y trazabilidad
Cada movimiento queda registrado, facilitando auditorías y el cumplimiento de normativas de gestión documental.
Seguridad física y digital
Combinamos custodia en bóvedas controladas con ciberseguridad activa para una protección integral de la información.
Acompañamiento especializado
Un equipo experto te guía en cada etapa, desde el diagnóstico inicial hasta la operación continua de tus procesos.
Empresas de distintos sectores ya confían en In Office
Protegemos la información de empresas en sectores
Años de experiencia en gestión de información
Documentos custodiados y protegidos
Empresas que confían su información
Disponibilidad de respaldo y backup
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Ver todosResolvemos tus dudas antes de empezar
¿Qué es la gestión documental?
La gestión documental es el conjunto de procesos para producir, organizar, clasificar, conservar, consultar y eliminar los documentos de una empresa durante todo su ciclo de vida. En Colombia, su marco de referencia es la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y la normativa del Archivo General de la Nación, que incluye instrumentos como las tablas de retención documental.
¿Cómo inicia el proceso de inventario documental?
Con un diagnóstico en sitio donde evaluamos el estado actual de tu archivo y definimos los criterios de clasificación junto a tu equipo.
¿Cuánto tarda el levantamiento del inventario?
Depende del volumen documental; para la mayoría de empresas medianas el levantamiento inicial toma entre 2 y 6 semanas.
¿Qué información necesitan de mi empresa para empezar?
Acceso al archivo físico o digital y un contacto interno que conozca la estructura organizacional para definir criterios de clasificación.
¿El proceso es seguro para información confidencial?
Sí. Todo el levantamiento se realiza bajo protocolos de confidencialidad y control de acceso, con personal capacitado.
¿Se puede adaptar a la estructura de mi empresa?
Sí, los criterios de clasificación y las tablas de retención se ajustan a tu sector y normativa aplicable.
¿Entregan reportes del inventario?
Sí, recibes reportes de avance y un inventario final documentado, listo para auditoría.
¿Cómo solicito una cotización?
Escríbenos por WhatsApp o completa el formulario de contacto y un especialista te contactará para dimensionar tu proyecto.
Protege y ordena la información de tu empresa
Sin compromiso ni letra pequeña: cuéntanos tu caso y un especialista de In Office diseñará una solución a la medida de tu operación.